13 видов документов, необходимых для законной работы салона красоты

Успех салонного бизнеса опирается на правильное ведение документации. Правда, не все бизнесмены, решившие открыть свой салон красоты, знают, какие им нужны документы.

Документооборот во многом зависит от специфики хозяйствования и системы налогообложения.

Всеми бумажными делами любой юридической компании занимается бухгалтерия.
Физические лица могут вести лишь налоговый и внутренний учет.

Общие моменты для всех форм хозяйствования

Вначале предприниматель регистрирует свое предприятие в виде ИП, ООО или АО. Подробнее о каждом виде ОПФ (организационно-правовой формы) можно узнать из статьи «Выбор организационной формы: 3 варианта с плюсами и минусами» нашего блога. В зависимости от выбранного варианта и системы налогообложения готовится приказ об учетной политике. Любая организация обязана вести документацию (внешнюю и внутреннюю).

Документооборот формируется на основе принятой учетной политики.
Каждое предприятие имеет свой список необходимых бумаг.
Проще всего организовать документооборот на ИП,
так как частники вправе вести только налоговый и внутренний учет.
Для ООО или АО обязательно ведение бухгалтерии.

Список документов, необходимых для открытия салона красоты, приведен в таблице.

Вид документов	Наименование бумаг
Регистрационные	свидетельство о регистрации в ФНС; уведомление о начале деятельности; договор аренды или свидетельство о собственности.
Учредительные	устав; решение учредителя или протокол общего собрания; приказы о кадровых назначениях.
Технические	паспорт технического соответствия помещения; схемы всех систем (вентиляция, электропроводка); план помещения.
Санитарные	гигиенический сертификат Роспотребнадзора; санитарно-эпидемиологическое заключение; сан. паспорт предприятия; медкнижки персонала; медицинская лицензия.
Сертификаты	на оборудование; на косметику, расходные товары,- дезинфицирующие средства; на ремонтно-строительные товары.
Договоры на обслуживание	с коммунальными службами; с обслуживающими фирмами.
Кадровые	приказы о приеме, увольнении, отпуске; штатное расписание; должностные инструкции; личные дела сотрудников; журнал кадровых распоряжений; графики сменности и отпусков; табели рабочего времени; список материально-ответственных лиц.
По охране труда	распоряжения (о назначении ответственного за - безопасность, об анализе производственных условий); регистр проведения инструктажа по охране труда; распорядок эксплуатации оборудования; график прохождения медосмотра; регламент выдачи средств индивидуальной защиты.
По противопожарной безопасности	разрешение на открытие от Пожарного надзора; план противопожарных действий и мероприятий по эвакуации; декларация о пожарной безопасности; приказы (о запрете курения, о противопожарном инструктаже); журналы регистрации (противопожарных - материалов, проведения инструктажа, прохождения проверок).
Кассовые	договор на подключение онлайн-кассы; книга кассира-операциониста; отчет по аппарату; кассовая книга; ордера и чеки.
Налоговые	Точный список документов, которые может затребовать налоговая проверка — отсутствует. Потому, нужно быть готовым предоставить любую из запрашиваемых бумаг.
Бухгалтерские	листок учета выработки форма № БО-11; книга бухгалтерии; счет 16.
Клиентские	удостоверенные копии регистрационных и учредительных документов; книга жалоб, прошитая и скрепленная подписью ИП или руководителя фирмы; прайс-лист; тексты законов № 2300-1 от 07.02.1997, № 52-ФЗ от 30.03.1999, СП1.1.1058-01, СанПиН 2.1.2.2631-10 и Правил бытового обслуживания в РФ; копия уведомления Роспотребнадзора о начале коммерческой деятельности; перечень контролирующих ведомств с контактными телефонами; журнал проверок салона красоты; актуальная информация о режиме работы; справка о телефонах экстренных служб; удостоверенные копии сертификатов на оборудование и инструментарий; лицензий на отдельные виды услуг; гарантийные условия; копии дипломов об образовании специалистов.

Для ведения налогового и бухучета придется нанять опытных бухгалтеров. Без экономических знаний разобраться в отчетности невозможно. Обязательно должен быть уголок потребителя с законодательной информацией для салонов красоты и документами для клиентов. Обычно такой информационный стенд устанавливают около входа или возле столика администратора.

Организацию документооборота можно поручить аудиторской фирме или юридической компании, предоставляющей услуги по открытию и запуску бизнеса. Уточнить перечень нужных разрешений лучше в налоговой службе, инспекции пожарного надзора, федеральной инспекции труда, территориальных органах Роспотребнадзора и Минздрава.

Внутренняя документация

Хозяйственная деятельность должна документироваться на всех уровнях. Создать документальную и организационную иерархию — первоочередная обязанность руководителя. Ведение строгой отчетности — залог порядка и дисциплины. Все нужные и важные документы для салона красоты делятся на три основные группы: администраторские, клиентские, по персоналу.

Документальный оборот возможен в бумажном или цифровом (компьютерные программы) виде.

Администратор ведет учет нарядов для персонала, контролирует отпуск расходных материалов и выписку накладных, следит за продажей косметики и выдачей чеков. Результаты фиксирует в первичных регистрах, которые в конце дня сдаются в бухгалтерию. В администраторские обязанности входит составление клиентской базы.

Мастер заполняет наряд на оказание услуги, в котором указывает ее название, стоимость и количество израсходованной косметики в процессе обслуживания. В обязанности парикмахера или косметолога входит контроль за получаемыми со склада косметическими товарами (в тетрадке).

Какие документы нужны для салона красоты (перечень):

журнал записи клиентов;
индивидуальные клиентские карточки;

прейскурант на услуги;
книга учета услуг и продаж и расходования косметических средств;

ценники на товары;
накладные и наряды.

С наступлением компьютерной эры вся документация создается в электронном виде. Лучше всего для документооборота подходят CRM-системы. Они экономят время на создании отчетов, внесении записей о тратах и прибыли, позволяют моментально менять цены и содержать все необходимые бумаги в порядке. Одной из самых инновационных и профильных программ для заведений сферы красоты является система «Твой менеджер».

В конце дня каждый специалист сдает администратору отчет о проделанной работе и заработанной выручке. Деньги от клиентов принимает кассир или человек, выполняющий его обязанности. Администратор формирует общий отчет по фирме, сверяет его с кассовыми чеками, а потом отдает бухгалтерам.

Цель введения документального оборота — недопущение перерасхода материалов и воровства денег. Владелец бизнеса заинтересован в том, чтобы каждое действие, касающееся финансов, документировалось. Однако за движением денег в организации следит еще ФНС. В любой момент налоговик вправе прийти на предприятие и поверить соблюдение кассовой дисциплины.

Внешняя документация

Каждое юридическое лицо сразу после регистрации обязано вести бухучет. Ответственность за постановку документального оборота лежит на руководителе. Только ИП может забыть о бухгалтерии. Частнику достаточно иметь «Книгу учета доходов и расходов», раз в квартал сдавать в ФНС декларацию. Всем юридическим лицам придется отображать свои хозяйственные операции в бухгалтерских регистрах, а в конце месяца составлять баланс, рассчитывать заработную плату.

Контролирующие органы пристально следят за каждым шагом хозяйствования ООО или АО: правильностью заполнения регистров, объемом доходов, правомерностью расходования денежных средств. В конце каждого квартала бухгалтер сдает отчеты в ФНС, страховые фонды. Кроме налоговиков управляющему компании нужно отчитываться перед пожарным надзором, инспекцией труда, территориальным ведомством Роспотребнадзора. Любая из этих организаций имеет право прийти на фирму, сделать проверку. Лучше перед открытием предприятия заглянуть в каждый такой орган и попросить список разрешительных бумаг.

Какие документы, необходимые для Роспотребнадзора, должен иметь салон красоты:

уведомление о разрешении на работу (копия);
медкнижки персонала;

медицинская лицензия;
договора (на дезинфекцию помещения и вентиляционных систем, на вывоз мусора и отходов, утилизацию люминесцентных ламп, на дератизацию);

журналы (тех. состояния оборудования, дезинфекции и стерилизации);
реестр расходования косметических материалов, дезинфицирующих средств.

Заключение: ответственность за отсутствие разрешений

В РФ запрещена предпринимательская деятельность, не зарегистрированная в ФНС. Если отсутствуют документы, необходимые для открытия салона красоты, бизнесмену грозит штраф. Контролирующие структуры штрафуют выявленный доход, полученный в ходе нелегальной коммерческой деятельности. Размер штрафа составляет 10 % от выручки, но не меньше 40 тысяч рублей.

Серьезная ответственность наступает за отсутствие медицинской лицензии. Правда, индивидуального предпринимателя могут оштрафовать всего на 2-2,5 тысячи рублей.
Юридическому лицу придется заплатить около 50 000.

Запрещено допускать к работе мастеров, не имеющих медкнижки. С предпринимателя за допущенную оплошность могут взыскать 500-1000 рублей.
Фирму за точно такую же провинность оштрафуют на 20 000.

Дороже всего обойдется нарушение периодичности прохождения обязательных медицинских осмотров.
Штрафы за подобное нарушение баснословные (от 15 до 130 тысяч рублей).

Если у вас уже есть зарегистрированный бизнес, ему необходим аудит текущей ситуации. С помощью аналитики вы верно расставите приоритеты, вложив средства в те рычаги, которые способствуют развитию. Повысьте доход и сократите издержки своего салона, зарождающегося бизнеса или небольшой парикмахерской, проведя глубокий анализ БЕСПЛАТНО.