Как вести учет в салоне красоты и избежать убытков

Учет прибыли и расходов в салоне красоты или как не терять деньги на ровном месте

Успешность бизнеса в сфере beauty-индустрии зависит не только от мастерства профессионалов, качества материалов и рекламы. Несмотря на то, что большинство владельцев заведений такого типа являются творческими людьми, немаловажную роль играет умение взаимодействовать с цифрами. Учет финансов в салоне красоты чрезвычайно важен. Чтобы получить прибыль без потерь, нужно изначально выстроить грамотную систему контроля поступлений и затрат.

Причины потерь денег

Ответ на вопрос о том, как именно заведение теряет деньги, бывает не самым очевидным. В каждом отдельном случае необходимо анализировать ситуацию и формировать верную стратегию для решения проблемы. Однако есть ряд факторов, лежащих на поверхности. Часто недостачи и низкий уровень чистой прибыли связаны со следующими причинами:

Отсутствие контроля над финансовыми потоками. Зачастую начинающий бизнесмен не способен сразу понять, как вести учет в собственном салоне красоты. Установление четкой системы наблюдения и отслеживания денежных потоков — комплексный и сложный процесс, включающий массу тонкостей. Здесь важно не только понимание азов бухгалтерского расчета, но и способность воспринимать новые технологии, модернизировать устаревшие способы отслеживания финансов.

Отсутствие долгосрочного планирования. В бизнесе этот пункт чрезвычайно важен. Стратегическое планирование позволяет сформировать правильную политику в отношении посетителей, персонала и рынка. На случай непредвиденных обстоятельств необходима подстраховка. Импульсивное развитие способно повлечь быстрое истощение ресурсов. Поэтому так важно грамотно планировать поведение на рынке, формировать и придерживаться принятой стратегии.

Отсутствие налаженного контакта с клиентами. В современности применяют массу механизмов и тактик привлечения и удержания клиента. Однако не всегда владельцы beauty-заведений используют эти способы. А это чрезвычайно важно. Если у владельца получится выстраивать с гостями долгосрочные отношения, то у предприятия будет базовая аудитория, обеспечивающая стабильный доход.

Отсутствие рационального подхода в использовании материалов и косметики. Кажется, что чем больше продуктов, тем лучше, но не всегда это так. Некоторые категории товаров бывают просто не востребованы. Часто сотрудники расходуют дорогие пробники бесконтрольно, тем самым нанося ущерб бизнесу. Отследить расход материалов можно с помощью специальной программы учета салона красоты, например, CRM-систему «Твой менеджер».

Каким образом избежать этих проблем?

Как наладить работу бизнеса максимально продуктивно?

Для этого соблюдают ряд правил, которые снизят риск возможных убытков.

Отталкиваться нужно от вышеописанных пунктов.

Как не допустить распространенных ошибок

Технологии и прогресс предлагают массу инструментов для решения управленческих и бизнес-задач. Начиная собственное дело или перезапуская существующий проект, необходимо брать в расчет эти механизмы. Они могут существенно облегчить управление бизнесом.

Помимо новых подходов и технологий есть и более простые, старые, как сам бизнес, способы, работающие безотказно на протяжении веков. О них тоже необходимо упомянуть.

CRM-система «Твой менеджер»

Контроль финансов

На первый взгляд кажется, что никаких сложностей здесь нет. Есть доходы, есть расходы, есть прибыль. Однако, как понять, может, расходы слишком велики и нерациональны, что влечет за собой снижение прибыли? Чтобы отследить эти тенденции и вовремя правильно среагировать, нужно применять в салоне красоты учет дохода и расхода. Раньше для этих целей вели обширную документацию. Порядок в документации полезен и для уплаты налогов, при работе с государственными органами. На предприятии обязательно ведется учетная документация, куда вносят подробную информацию о ходе работы. Речь идет о фиксации сведений по продажам, закупкам, состоянии склада, продукции, финансам, управленческой зарплате, отчетности.

В наши дни существуют специальные инструменты, позволяющие отладить эту систему. Чтобы не перекладывать журнал учета салона красоты и другие бумаги с полки на полку, можно установить специальный софт на рабочий компьютер. Эта программа будет фиксировать:

деньги, поступающие от клиентов;
текущие затраты на работу;
расход материалов на оказание услуг;

продажи косметики;
работу, выполненную специалистами;
закупки товаров.

Пример такого универсального программного обеспечения — CRM-систему «Твой менеджер» с использованием искусственного интеллекта. Программы, подобные этой, дают руководителю контроль над предприятием, упрощают процесс управления.

Долгосрочное планирование

Результативность работы предприятия зависит от способности правильно спрогнозировать грядущие тенденции и подстроиться под них, чтобы извлечь из обстоятельств максимальную выгоду. Владелец бизнеса нуждается в четком плане хотя бы на год вперед. Да, могут появляться непредвиденные обстоятельства. Но, имея распланированную стратегию, бизнесмен справится с неприятностями.

Следует составить бизнес-план и придерживаться его. Годовую программу можно разделить на подпункты, которые будут рассчитаны на кратковременные периоды. Например, в праздничные дни, сопровождающихся наплывом гостей, работа планируется так, чтобы охватить максимальное количество клиентов.

За исполнением планов важно следить. Это касается и ведения учета салона красоты. Если бизнесмен поставил цель повысить выручку до определенного уровня, но достичь результата не получается, причину устанавливают, отслеживая изменения дохода в отчетной документации либо в программе для управления салоном красоты.

Работа с клиентами

Как говорилось выше, успех бизнеса зависит от клиентов. Правильно выстроенные взаимоотношения с гостями и посетителями способствуют формированию стабильных связей, приносящих постоянный доход. И здесь также применяют систему учета клиентов салона красоты. Десяток лет назад для этих целей рекомендовали создавать специальную картотеку. Формировали ее из бланков, на которых фиксировалась ключевая информация о клиенте – кто он, где живет, какими услугами и косметикой пользуется, контактные данные и т. д. Ведение такой сложной системы требовало значительных ресурсов и времени.

Современные бизнесмены используют CMR-системы, являющиеся базой данных о посетителях предприятия. Благодаря автоматизации процессов такое программное обеспечение освобождает руки сотрудников от бумажной волокиты.

Зато наличие информационной базы помогает поддерживать контакт с человеком. Например, записывать онлайн на прием к парикмахеру, косметологу или визажисту, фиксировать предпочтения и напоминать о приближении повторяющихся процедур по SMS.

Рациональное использование материалов

Расходы на материалы нередко съедают значительную долю бюджета. Связано это, в основном, с тремя проблемами:

списание материалов, используемых для процедур;
воровство (подробнее о его причинах и способах исключения читайте в статье блока «Причины воровства в салоне красоты и 5 практических советов как его избежать»;
выбор невостребованных средств для реализации на предприятии.

Для контроля над расходами в этой части ведется учет материалов в салоне красоты. Делать это можно вручную, фиксируя выдачу косметики сотрудникам в журналах или карточках. Либо, как и в вышеописанных случаях, пользуются электронной системой контроля. Кстати, крупные программные комплексы способны регулировать деятельность собственного склада.

Также рекомендуются регулярные ревизии, которые помогут выявить недостачу продукции и устранить причину проблемы. Система учета материалов в салоне красоты — неотъемлемая часть контроля над расходами. Поэтому так важно сделать схему простой и эффективной. Для разработки собственной учетной политики консультируются с бухгалтером, топ-мастером.

Итоги

Контроль над расходами и доходами предприятия — важная часть управления бизнесом. В каждом отдельном случае действуют факторы, приводящие предприятие в упадок. Поэтому, выясняя причину недостач, применяют комплексный анализ проблем.

Однако базовые часто распространенные причины — это недостаток контроля над финансами, клиентами, собственным коллективом сотрудников.
Обеспечит постоянный контроль регулярный аудит текущей ситуации в бизнесе.

Он помогает правильно расставить приоритеты, вложив средства в те рычаги, которые способствуют развитию. Повысьте доход и сократите издержки своего салона, зарождающегося бизнеса или небольшой парикмахерской, проведя глубокий анализ БЕСПЛАТНО.